Qué automatizar primero en un restaurante
Un método de una semana para elegir qué automatizar: minutos que se van, riesgo si falla y facilidad, con tabla de puntuación y prompt para Claude.
Qué consigues
Una lista ordenada de lo que te conviene automatizar, con números, en vez de empezar por lo que has visto en un vídeo. El ejemplo: un asador de cordero con dos locales en Burgos que pierde unas 15 horas a la semana en tareas repetidas y descubre que le conviene empezar por las reseñas y las facturas y dejar el agente de WhatsApp para después.
Lo que necesitas
- Una semana apuntando tareas. Un papel en la barra de cada local o una nota compartida en el móvil.
- Una hoja de Google Sheets (gratis).
- Claude en claude.ai. Vale el plan gratis para esto.
- Tiempo: 15 minutos para preparar, 5 al día durante la semana y 25 para puntuar con Claude.
- Para montar luego las automatizaciones, no para esta guía: n8n tiene una edición Community gratis si lo alojas tú. Su repositorio tiene más de 209.000 estrellas en GitHub y licencia propia (Sustainable Use License), a 31-10-2026.
Pasos
1. Apunta durante una semana todo lo que repites
Que cada encargado apunte cada tarea que se repite y cuánto le ha llevado: contestar WhatsApp, coger reservas por teléfono, pasar facturas a la gestoría, responder reseñas, hacer el cuadrante, pedir a proveedores. No vale calcularlo de memoria el domingo. Casi siempre te quedas corto en lo que se hace a ratos, como los mensajes, y te pasas en lo que se hace de golpe.
Al acabar tienes una lista con 6 a 12 tareas y minutos reales por semana.
2. Puntúa cada tarea de 1 a 5 en tres cosas
- Tiempo (minutos por semana): 1 = menos de 30; 2 = de 30 a 60; 3 = de 60 a 120; 4 = de 120 a 240; 5 = más de 240.
- Facilidad (5 = muy fácil): si ya hay herramientas que lo hacen y los datos están ordenados, puntúa alto. Si dependes de un programa sin conexión o de papeles, bajo.
- Riesgo (5 = muy grave): qué pasa si la automatización se equivoca. Un borrador de respuesta que tú revisas es riesgo 1. Una reserva duplicada un sábado o un pedido de carne que no llega es riesgo 4 o 5.
La puntuación final es Tiempo + Facilidad + (6 − Riesgo). Máximo 15. Cuanto más alta, antes se automatiza.
3. Mira el ejemplo del asador
Estos son los números de los dos locales juntos:
| Tarea | Min/semana | Tiempo | Facilidad | Riesgo | Puntos |
|---|---|---|---|---|---|
| Responder reseñas de Google (15 a la semana) | 75 | 3 | 5 | 1 | 13 |
| Pasar facturas del correo a la hoja de la gestoría | 150 | 4 | 4 | 2 | 12 |
| Reservas por teléfono | 210 | 4 | 3 | 3 | 10 |
| Contestar WhatsApp (horario, carta, parking, reservas) | 360 | 5 | 2 | 4 | 9 |
| Hacer el cuadrante de turnos | 60 | 2 | 4 | 3 | 9 |
| Pedidos a proveedores | 90 | 3 | 2 | 5 | 6 |
Total: 945 minutos, casi 16 horas a la semana. WhatsApp es lo que más tiempo se come, pero también lo que más daño hace si contesta mal a un cliente y lo que más cuesta montar bien. Por eso no va primero. Las reseñas y las facturas se montan en pocos días, ahorran casi 4 horas semanales y, si fallan, no se entera ningún cliente.
Mientras tanto, el WhatsApp se alivia gratis con lo que ya trae la app WhatsApp Business: saludo y respuesta cuando estás ausente.
4. Haz la tabla con Claude
Tengo un asador con dos locales en Burgos y quiero decidir qué automatizar primero.
Te paso las tareas repetidas que hemos apuntado durante una semana, con los minutos
reales de los dos locales juntos:
[pega aquí tu lista: tarea, minutos por semana, quién la hace, con qué programa]
Hazme lo siguiente:
1. Pregúntame lo que te falte para puntuar Facilidad y Riesgo (de 1 a 5). Espera mis respuestas.
2. Puntúa Tiempo con esta escala: 1 menos de 30 min, 2 de 30 a 60, 3 de 60 a 120,
4 de 120 a 240, 5 más de 240.
3. Calcula Puntos = Tiempo + Facilidad + (6 - Riesgo).
4. Dame una tabla ordenada de más a menos puntos, en formato que pueda pegar en Google Sheets.
5. Recomiéndame por cuál empezar y por qué en tres líneas, y qué puedo hacer gratis
mientras tanto con la que más tiempo come.
No inventes minutos ni herramientas que no te haya dicho.Al acabar tienes la tabla en tu hoja, con tus números y tu orden.
5. Elige una sola, ponle fecha y mídela
Empieza por la primera de la lista y solo por esa. Antes de montarla, comprueba que la tarea ya funciona bien a mano: si cada encargado pasa las facturas a su manera, automatizarlo solo hará el desorden más rápido. Cuando esté funcionando, vuelve a medir los minutos durante una semana. Si el ahorro se parece al que esperabas, pasa a la siguiente.
Al acabar sabes cuántos minutos te ha devuelto la primera automatización y cuál toca después.
Errores típicos
- Empezar por lo que más luce: un agente de WhatsApp es vistoso, pero si te contesta mal un sábado lo pagas en reseñas. Ve de menos riesgo a más.
- Calcular de memoria: los minutos inventados dan una tabla inventada. Mide una semana.
- Automatizar un proceso que no existe: si no está claro quién hace qué, primero ordénalo a mano y luego automatízalo.
- Montar cinco cosas a la vez: cuando algo falla, no sabes cuál ha sido. Una cada vez.
- Olvidar los datos de los clientes: lo que toque teléfonos, reservas o mensajes tiene que cumplir el RGPD y los términos de cada servicio, como los de WhatsApp Business.
Siguiente paso
Con la lista ordenada, ve a la guía de lo que te haya salido arriba: Responde reseñas de Google con IA sin sonar a robot, Las facturas del correo a una hoja, solas, Reservas online: Reservar con Google, TheFork o las tuyas o Un agente de WhatsApp que contesta a tus clientes. Si prefieres que alguien mire tus números contigo y te diga por dónde empezar, en KENSHO hacemos ese análisis en una llamada.