Las facturas del correo a una hoja, solas

Pasos

1. Etiqueta las facturas en Gmail

En Gmail, abre las opciones de búsqueda, pon los remitentes de tus proveedores y marca que tenga adjunto. Si quieres, prueba antes esta búsqueda:

has:attachment filename:pdf from:(bebidas@proveedor.es OR pedidos@pescados.es)

Pulsa Crear filtro y elige aplicar la etiqueta «Facturas».

Deberías ver: las facturas nuevas entrando con la etiqueta «Facturas».

2. Prepara la hoja

Crea una hoja con estas columnas: Recibida, Proveedor, CIF, Número, Fecha factura, Base, IVA %, Cuota IVA, Total, Estado.

Deberías ver: la fila de cabecera y nada más.

3. Gmail Trigger con adjuntos

En n8n añade Gmail Trigger, evento Message Received, y comprueba cada hora. Pon a mano estos ajustes:

• Simplify: apagado. Si está encendido, no aparecen las opciones de adjuntos.
• Filters > Label Names or IDs: Facturas.
• Options > Download Attachments: encendido. El primer adjunto llega como attachment_0.

Deberías ver: al pulsar Execute, el último correo con su PDF en la pestaña de datos binarios.

4. Claude lee la factura

Añade el nodo Anthropic, recurso Document, operación Analyze Document. Elige el modelo (Haiku 5.5 para empezar). En Input Type pon Binary File(s) y en el campo del binario, attachment_0. En Text Input pega:

Eres auxiliar administrativo de un bar en España. Lee esta factura y
devuelve SOLO un JSON, sin texto antes ni después, con estas claves:
proveedor, cif, numero, fecha_factura (AAAA-MM-DD), base, iva_porcentaje,
cuota_iva, total.
Los importes, como números con punto decimal y sin símbolo de euro.
Si hay varios tipos de IVA, pon en iva_porcentaje "varios" y suma las cuotas.
Si un dato no aparece o no se lee bien, pon null. No inventes nada.
Si el documento no es una factura, devuelve {"no_es_factura": true}.

Deberías ver: en la salida, un campo content con el JSON como texto.

Alternativa: el nodo Extract From File (operación Extract From PDF) saca el texto del PDF sin IA. Luego se lo pasas a Claude con Message a Model. Aquí usamos Analyze Document porque es más sencillo y le envía a Claude el PDF tal cual.

5. Convierte el texto en campos

Añade un nodo Code (JavaScript) con esto:

return $input.all().map(item => {
  const texto = item.json.content[0].text;
  const limpio = texto.replace(/`{3}(json)?/g, '').trim();
  return { json: JSON.parse(limpio) };
});

Deberías ver: proveedor, total y el resto como campos separados.

6. Añade la fila

Nodo Google Sheets, Sheet Within Document, Append Row. Arrastra cada campo a su columna. En «Recibida» pon la expresión {{ $now.toFormat('yyyy-MM-dd') }} y en «Estado» escribe a mano Pendiente de revisar.

Deberías ver: la factura de prueba en la hoja.

7. Revisa y publica

Prueba con tres facturas de proveedores distintos y compara cada fila con el PDF. Cuando cuadren, publica el flujo.

El gestor manda. La hoja sirve para tenerlo todo controlado y adelantar trabajo. No es tu contabilidad. Revisa cada fila contra el PDF, cambia el estado a «Revisada» y sigue mandando las facturas originales a tu gestoría. Lo que diga tu gestor va por delante de lo que diga la hoja.

Errores típicos

• No salen las opciones de adjuntos. Tienes Simplify encendido en el Gmail Trigger. Apágalo.
• El JSON falla en el nodo Code. Claude ha añadido texto alrededor. Insiste en el prompt con «SOLO un JSON» o sube a Sonnet 5.5. El código ya limpia las marcas de bloque de código.
• Un proveedor manda dos PDF (factura y albarán). El flujo solo lee attachment_0. Pide al proveedor un PDF por correo o repite los pasos 4 a 6 con attachment_1.
• Importes con coma que la hoja trata como texto. Pide números con punto (ya está en el prompt) y pon las columnas de importes con formato de moneda en Sheets.
• Fiarte sin revisar. Una cifra mal leída descuadra el trimestre. La columna «Estado» existe para eso. Y comparte la hoja solo con quien la necesite: las facturas llevan datos de terceros.

Siguiente paso

Si es tu primer flujo en n8n, empieza por n8n gratis: instálalo y haz tu primer flujo. Para ordenar el resto del correo, sigue con Ordena tu bandeja de entrada con Claude. Si prefieres que funcione desde el primer día, en KENSHO te lo dejamos montado con tus proveedores reales.