n8n gratis: instálalo y haz tu primer flujo

Qué consigues

n8n funcionando en tu ordenador sin pagar nada y tu primer flujo hecho. Ejemplo: una academia de inglés en Murcia que recoge 30 preinscripciones en septiembre. Cada alumno rellena un formulario, sus datos caen en una hoja de Google y a secretaría le llega un correo con el resumen. Se acabó copiar a mano los mensajes.

Lo que necesitas

n8n Community Edition: gratis si lo instalas tú. El repo n8n-io/n8n tiene 209.184 estrellas a 31-10-2026 y se actualiza a diario.
Docker Desktop (gratis para empresas de menos de 250 empleados y menos de 10 millones de dólares de facturación) o Node.js 24.
Una cuenta de Google y un proyecto en Google Cloud Console para conectar Sheets y Gmail. Es gratis.
Una hora.

La licencia, en claro. n8n no es software libre en sentido estricto. Usa la Sustainable Use License, que su propio equipo llama fair-code. Te deja usarlo gratis para tu negocio, para proyectos personales y para aprender. También puedes cobrar a un cliente por montarle flujos, mantenerlos o formarle. Lo que no te deja es vender n8n como servicio para que tus clientes construyan sus propios flujos, ni quitarle la marca y revenderlo. Las funciones marcadas como Enterprise necesitan licencia de pago.

Si no quieres instalar nada: n8n Cloud cuesta desde 20 €/mes (plan Starter, 2.500 ejecuciones al mes, facturación anual) y tiene prueba gratis. El precio con pago mensual lo ves en su página de precios.

Pasos

1. Instala n8n

En Mac o Linux, con Docker Desktop abierto, n8n recomienda su instalación en una línea:

curl -fsSL https://get.n8n.io | sh

El script comprueba Docker, crea una carpeta n8n en el directorio donde estés y arranca todo. Si prefieres leerlo antes de ejecutarlo, la doc explica cómo descargarlo primero.

En Windows, o si no quieres Docker, prueba sin instalar con Node.js:

npx n8n

Ten en cuenta que n8n deja de distribuirse por npm a partir de la versión 3.0. Sirve para probar. Para quedarte, mejor Docker.

Deberías ver: http://localhost:5678 abre n8n y te pide crear la cuenta de propietario.

2. Registra tu instancia (gratis)

Crea el usuario propietario. Después, en Settings > Usage and plan, pulsa Unlock para registrar la Community Edition gratis y desbloquear algunas funciones extra.

Deberías ver: el lienzo vacío de un flujo nuevo.

3. Crea el formulario

Añade el nodo n8n Form Trigger (aparece como «n8n Form»):

Form Title: Preinscripción curso 2026-27
Form Elements: Nombre (Text, obligatorio), Email (Email, obligatorio), Teléfono (Text), Nivel (Dropdown: A1, A2, B1, B2, C1), Horario (Radio Buttons: mañana o tarde) y una casilla (Checkboxes) para aceptar la política de privacidad.

Pulsa Execute step, abre la Test URL y rellénalo tú.

Deberías ver: tus respuestas como datos en el panel de salida del nodo.

4. Conecta Google (la parte pesada)

En n8n autoalojado no hay botón de «Iniciar sesión con Google». Esa opción solo existe en n8n Cloud. Toca crear tu propia credencial OAuth:

En Google Cloud Console crea un proyecto y activa la API de Google Sheets y la de Gmail.
Configura la pantalla de consentimiento como «External» y añádete como usuario de prueba.
Crea un cliente OAuth y pega en «Authorized redirect URIs» la URL que te enseña n8n en la credencial. En local se parece a http://localhost:5678/rest/oauth2-credential/callback.
Copia el Client ID y el Client Secret en n8n y pulsa conectar.

Deberías ver: la credencial en verde.

5. Guarda la fila en Google Sheets

Crea una hoja con las columnas Nombre, Email, Teléfono, Nivel, Horario y Fecha. En n8n añade Google Sheets con Resource Sheet Within Document y Operation Append Row. Elige la hoja de la lista y arrastra cada campo del formulario a su columna. Para la fecha, usa el campo submittedAt que añade el formulario.

Deberías ver: una fila nueva cada vez que envías el formulario de prueba.

6. Avisa por correo

Añade Gmail con Resource Message y Operation Send. En «To» pon el correo de secretaría. Asunto: «Nueva preinscripción». En el cuerpo arrastra nombre, nivel y horario.

Deberías ver: el correo en la bandeja de secretaría segundos después de enviar el formulario.

7. Publícalo

Pulsa Publish. A partir de ahí vale la Production URL del formulario, y esa es la que pones en tu web o en Instagram. Las ejecuciones reales salen en la pestaña Executions.

Errores típicos

El formulario no abre desde el móvil de un alumno. En localhost solo existe en tu ordenador. Para que lo use cualquiera, n8n tiene que estar en un servidor o en n8n Cloud.
Pasada una semana, Google deja de funcionar. Con la app de Google Cloud en modo «Testing» y tipo «External», el permiso caduca a los siete días. Vuelve a conectar la credencial.
redirect_uri_mismatch al conectar Google. La URL de redirección no es idéntica. Cópiala de n8n tal cual, con http y con el puerto.
Pruebas con la URL de producción (o al revés). La Test URL solo funciona mientras pulsas Execute. La Production URL, solo con el flujo publicado.
Datos sin consentimiento. El formulario recoge datos personales. Por RGPD, deja la casilla de privacidad obligatoria y enlaza tu política.

Siguiente paso

Cuando esto funcione, deja que Claude te monte los siguientes flujos con Claude construye tus flujos de n8n. Si recibes facturas por correo, Las facturas del correo a una hoja, solas usa estas mismas piezas.