NotebookLM (ahora Gemini Notebook): pregúntale a tus documen

Qué consigues

Un cuaderno con los documentos de tu negocio al que cualquiera del equipo le pregunta en lenguaje normal. Responde solo con lo que hay en esos documentos y te dice de cuál sale cada cosa.

Ejemplo: un hotel rural de 18 habitaciones en Ronda. Cada temporada entran tres o cuatro personas nuevas en recepción. El dueño sube el manual de procedimientos, el decreto autonómico de establecimientos hoteleros y las preguntas frecuentes de los huéspedes. La recepcionista nueva pregunta «¿qué hago si un cliente llega después de las 23:00?» y tiene la respuesta con la página del manual.

Lo que necesitas

Una cuenta de Google (vale un Gmail normal).
Coste: 0 €. El plan gratis permite 100 cuadernos, 50 fuentes por cuaderno y fuentes de hasta 500.000 palabras o 200 MB cada una.
El uso tiene tope: Google lo mide por «cómputo» (cuanto más largo y complejo, más gasta), se renueva cada 5 horas y hay además un límite semanal. Google no publica cifras exactas del plan gratis; si llegas al tope, toca esperar a que se renueve. Los planes de pago de Google AI multiplican esos límites.
Tus documentos en PDF, Word, Google Docs, texto o enlaces web. También admite Google Sheets, PowerPoint, audio, imágenes y vídeos públicos de YouTube.

Un aviso de nombre: el 16 de julio de 2026 Google cambió el nombre de NotebookLM a Gemini Notebook. Es el mismo producto, sigue en notebooklm.google.com y los enlaces antiguos funcionan. Verás los dos nombres durante un tiempo.

Pasos

1. Prepara los documentos

Junta lo que el personal consulta de verdad: el manual (aunque sea un Word con fotos), el decreto de tu comunidad descargado en PDF del boletín oficial y una lista de FAQ. Quita antes cualquier dato personal de huéspedes o de empleados: el cuaderno es para procedimientos, no para fichas de clientes (el RGPD también cuenta aquí).

Al acabar: tres o cuatro ficheros en una carpeta.

2. Crea el cuaderno

Entra en notebooklm.google.com con la cuenta de Google del hotel (mejor que con la tuya personal) y crea un cuaderno nuevo. Ponle un nombre claro: «Recepción – hotel».

Al acabar: un cuaderno vacío que te pide añadir fuentes.

3. Añade las fuentes

Sube los ficheros o elígelos de Google Drive. Si las FAQ están en tu web, puedes añadir el enlace de la página. Espera a que cada fuente termine de procesarse.

Al acabar: ves todas las fuentes listadas en el cuaderno, sin avisos de error.

4. Pruébalo tú antes que nadie

Hazle las preguntas que te hace el personal cada temporada:

Un huésped llega a las 23:30 y la recepción ya está cerrada.
¿Qué dice nuestro manual que hay que hacer, paso a paso?

Un cliente pide la hoja de reclamaciones. ¿Qué dice la normativa
y qué dice nuestro manual? Si no coinciden, avísame.

Hazme una lista de las 10 preguntas que más nos hacen los huéspedes
con su respuesta corta, para imprimir y dejar en recepción.

Pincha en las referencias que acompañan cada respuesta para ver el trozo exacto del documento.

Al acabar: sabes qué responde bien y qué falta en tus documentos.

5. Un audio de bienvenida para los nuevos

En el panel Studio, elige «Resumen de audio». En sus opciones, pon el idioma en Español (España) y, si quieres algo corto, el formato «Resumen» (una sola voz, menos de dos minutos). En el cuadro de instrucciones escribe algo como:

Es para el personal nuevo de recepción. Céntrate en el check-in,
el check-out, las llegadas tarde y qué hacer si hay una queja.

Tarda unos minutos. Cuando esté, puedes descargarlo y mandarlo por WhatsApp.

Al acabar: un audio que la persona nueva escucha de camino al primer turno.

6. Compártelo con el equipo

Pulsa compartir y añade el correo de cada persona como lector: podrá ver las fuentes y preguntar, pero no cambiarlas. También puedes copiar el enlace a la vista de chat, que esconde los documentos para que vayan directos a preguntar. Con un Gmail personal puedes compartir con hasta 50 personas, y cada una necesita su propia cuenta de Google.

Al acabar: tu equipo abre el enlace y pregunta desde el móvil o el ordenador.

7. Mantenlo al día

Cuando cambie el manual, borra la fuente vieja y sube la nueva. Si dejas las dos, el cuaderno puede mezclar normas antiguas y nuevas.

Al acabar: una sola versión de cada documento.

Errores típicos

«No encuentro información sobre eso» → no está en tus fuentes. Es buena señal: no se lo inventa. Añade el documento que falta.
Respuestas que mezclan versiones → tienes el manual de 2025 y el de 2026 a la vez. Deja solo el último.
Subir datos de huéspedes o nóminas → no hace falta para esto. Según Google, en cuentas personales tus datos no se usan para entrenar salvo que envíes valoraciones (y entonces pueden revisar esa conversación), así que evita valorar respuestas con datos sensibles.
«Has alcanzado el límite» → el uso se renueva cada 5 horas. Haz preguntas concretas en vez de pedirle que resuma todo cada vez.
Alguien del equipo no puede entrar → necesita iniciar sesión con una cuenta de Google y estar en la lista de compartidos.

Siguiente paso

Si quieres un asistente parecido pero con Claude y con el tono de tu casa, mira Proyectos de Claude: un asistente con la carta y las FAQ de tu local. Y para que los turnos de ese personal nuevo salgan solos, El cuadrante de turnos del equipo con Claude.